e-arşiv


e-arşiv Uygulaması, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak kağıt formatta düzenlenen ve muhafaza edilen bütün faturaların elektronik ortama taşınması, elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, elektronik ortamda ibrazı ve elektronik ortamda raporlanmasını kapsamaktadır.

e-arşiv kullanıcısı olabilmek için, e-fatura kullanıcısı olma zorunluluğu vardır. e-arşiv, e-fatura kapsamı dışında kalan firma ve tüketicilere kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmelerine ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan sağlamaktadır.

e-arşiv olarak oluşturulan faturalar, GİB tarafından belirlenen formatta bir sonraki ayın 1’i ile 15’i arası oluşturularak GİB’e bildirilmek zorundadır. Raporlar sadece izin alan özel entegratörler aracılığı ile gönderilebilir.

e-arşiv yazılım sistemi, hazırlanan faturaların alıcı ve gönderici arasında güvenli ve stabil bir şekilde ulaştırılması için geliştirilmiştir.

e-arşiv’i Kimler Kullanabilir?

Fatura sistemini elektronik ortama taşımak isteyen anonim şirketler, limited şirketler ve gerçek / şahıs şirketleri e-arşiv sistemine kayıt olarak kullanabilir.

e-arşiv Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

e-arşiv uygulamasını kullanan mükellefler;

  • 397 sıra numaralı VUK genel tebliği ile getirilen e-fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflere düzenledikleri faturaları anılan tebliğe göre e-fatura olarak oluşturmak, iletmek, mali mühür ya da NES ile onaylarak muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
  • 397 sıra numaralı VUK genel tebliği ile getirilen e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-arşiv uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kağıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını mali mühür ya da NES ile onaylarak, elektronik ortamda muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
  • Vergi mükellefi olmayanlara ise e-arşiv uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kağıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını mali mühür ya da NES ile onaylarak, elektronik ortamda muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik belgelerin ve ilişkili raporların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı veya doğrulama ve görüntüleme araçlarını kapsar. Mükellefler tarafından muhafaza edilen elektronik belgeler muhatabına gönderilen kâğıt nüshalar ile aynı içerikte ve istenildiğinde aynı görüntüde basılabilecek şekilde saklanır.